2. LA CORRESPONDANCE, LES ACTES ET DOCUMENTS.

2.1. Le courrier entrant

2.1.1. Tout document administratif (courrier ou autres) doit être remis au Service du Directeur général afin que le Bourgmestre puisse en prendre connaissance et que le Directeur général puisse en (faire) poursuivre l’instruction.

2.1.2. Tout courrier adressé à l’Administration est ouvert, à l’exception de celui qui est adressé nominativement à un mandataire communal et qui porte la mention « Personnel » ou « confidentiel » ;  ce dernier est remis à son destinataire. Cependant, si son contenu présente un caractère administratif, le destinataire devra le remettre le plus rapidement possible au Secrétariat.

Chaque responsable de service :

  • remet systématiquement une copie des courriers importants au membre du Collège concerné ;
  • fait accuser réception à l'expéditeur et lui indique que sa demande est à l'instruction et qu'il sera informé de la décision dans les meilleurs délais, sauf dispositions réglementaires particulières ;
  • et met la demande à l'instruction dans son service.

2.2. Le courrier sortant, les actes et documents

2.2.1. Le courrier sortant

  • Le Bourgmestre (ou son délégué en cas d’absence ou d’empêchement - article L1123-5 du C.D.L.D.) signe toute la correspondance de la commune avec le contreseing obligatoire du Directeur général (article L1132-3 du C.D.L.D.) ;
  • Cependant, le Bourgmestre peut déléguer par écrit la signature de certains documents à un ou plusieurs membres du Collège Communal. Il peut révoquer cette délégation à tout moment. La mention de la délégation doit précéder la signature, le nom et la qualité de l’Echevin titulaire de la délégation. (Article L1132-4 du C.D.L.D.) ;
  • Ainsi, le Bourgmestre peut déléguer la signature de la correspondance communale à chacun des trois Echevins dans les matières qui les concernent hormis en ce qui concerne les lettres d’exécution des délibérations du Conseil communal et du Collège communal ;

2.2.2. Autres documents de la commune

Le Bourgmestre (ou son délégué en cas d’absence ou d’empêchement - article L1123-5 du C.D.L.D.) signe :

  • les registres aux délibérations du Conseil Communal et du Collège Communal (voir point 1.8., al. 4 ci-avant) et les extraits de ces registres ;
  • les règlements et ordonnances du Conseil et du Collège Communal ;
  • les publications et les actes, 

qui sont contresignés par le Directeur général (article L1132-3 du C.D.L.D.).

2.2.3. Divers

  • « Par le Collège » = lettre qui s'appuie sur une délibération déterminée ; 
  • « Pour le Collège » = au nom du Collège, mais sans qu'une délibération formelle soit actée.

2.2.4. Délégations

Outre la délégation mentionnée au point 2.2.1., deux autres possibilités de délégation peuvent être mises en œuvre :

  • celle du Directeur général conformément à l’article L1132-5 du C.D.L.D. ;
  • celle du Bourgmestre et Officier de l'état civil, conformément aux articles 1123-25 du C.D.L.D. et 126, al. 1-2° et 4 de la nouvelle loi communale.