1.1. Séances et convocation

Le Collège communal se réunit en principe tous les mardis à 08 H 30. (article L1123-20, al.1er du C.D.L.D.). Si, pour une raison quelconque (jour férié, formation du Directeur général, ...), cela s’avère impossible, le Collège peut fixer une autre heure ou date. Par ailleurs, le Bourgmestre peut décider de réunir le Collège à une réunion extraordinaire moyennant convocation, par écrit et à domicile, au moins deux jours francs avant celui de la réunion (article L1123-21, al.1er du C.D.L.D.).

Toutefois, en cas d'urgence, le Bourgmestre reste seul juge de la date et de l'heure de réunion (article L1123-21, al.1er du C.D.L.D.). En ce cas, la convocation ne sera pas obligatoirement faite par écrit.

Toute utilisation, pendant le Collège, de gsm, smartphone, tablettes et/ou ordinateur portable est formellement déconseillée afin de ne pas troubler le bon déroulement de la séance.

1.2. Ordre du jour du Collège communal

Pour les séances ordinaires décrites au point 1.1., al. 1er, un ordre du  jour est établi suivant la procédure suivante :

Les agents utiliseront le logiciel « Plonemeeting » pour la gestion des dossiers devant être soumis au Collège communal. Un manuel d'utilisation est disponible sur simple demande auprès du Directeur général. Plus d'infos ? http://www.imio.be.

Les agents sont tenus d'insérer en tant qu'Annexe (après la décision) la délibération signée dans l'application Plonemeeting. Ainsi, dans un souci d'archivage et de bonne organisation, les utilisateurs veilleront également à scanner les annexes des dossiers et à les ajouter dans le système à l'onglet Annexes.

1.2.1. Chaque service remet au Directeur général les dossiers préparés suivant les instructions de celui-ci, au fur et à mesure de leur préparation et au plus tard le vendredi à 12 H 00 au plus tard.

Chaque dossier contient une proposition de décision au Collège sous forme d’un projet de délibération ou d’une note dans le cas où plusieurs propositions sont faites. Le cas échéant, l’incidence financière de la proposition est chiffrée et les données budgétaires sont reprises ainsi qu'une description succincte du dossier.

Les membres du Collège communal souhaitant qu'un dossier soit abordé lors d'une séance du Collège sont invité à envoyer leurs demandes par mail (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.) et ce, dans les mêmes conditions qu'à l'alinéa précédent.

1.2.2. Le Directeur général fait parvenir au Directeur financier tout projet de décision ayant une incidence financière ou budgétaire supérieur à 22.000 euros, pour remise, en toute indépendance, d’un avis de légalité écrit préalable et motivé, dans les 10 jours ouvrables de la réception du dossier contenant le projet et ses annexes explicatives éventuelles euros (article L1124-40, § 1, al. 1er, 3 du C.D.L.D.) .

Il peut également solliciter, d’initiative ou à la demande du Collège, un avis de légalité du Directeur financier sur toute question ayant une incidence financière (article L1124-40, § 2 du C.D.L.D.).

1.2.3. Le Directeur général prépare le projet d'ordre du jour de la séance pour le lundi à 12 h. Les points sont classés par groupe d'attributions des membres du Collège.

1.2.4. Le projet d’ordre du jour est communiqué par courriel au Directeur financier. Si, à la lecture du projet d’ordre du jour, le Directeur financier estime devoir remettre d’initiative un avis de légalité sur un projet de décision ayant une incidence financière ou budgétaire inférieure à 22.000 euros conformément à l’article L1124-40, §1, al. 1er, 4 du C.D.L.D., il sollicite la communication du dossier contenant le projet et ses annexes explicatives éventuelles et ce, avant la séance du Collège. Dans le cas où le Directeur financier fait part avant la séance du Collège de son souhait de remettre un avis de légalité sur un projet de décision ayant une incidence financière ou budgétaire inférieure à 22.000 euros (voir point 1.2.4.), l’examen du point est reporté à une séance ultérieure.

1.2.5. L’ordre du jour arrêté est communiqué sans délai par courriel aux membres du Collège. En même temps, la farde contenant l’ensemble des dossiers relatifs aux points inscrits à l’ordre du jour est mise à disposition des membres du Collège.

Sauf urgence acceptée unanimement par le Collège, celui-ci ne délibère que sur des points inscrits à l’ordre du jour et ce, sans préjudice du respect des dispositions de l’article L1124-4, §1er du C.D.L.D. (« Le Directeur général est chargé de la préparation des dossiers qui sont soumis au Conseil communal ou au Collège communal »).

1.3. Ordre du jour du Conseil communal

En application des articles L1122-12 et 1122-13 du C.D.L.D., le Collège communal arrête l’ordre du jour des séances du Conseil communal.

Le Conseil communal se réunit en principe tous les derniers jeudis du mois à 19h00. (Article L1123-20, al.1er du C.D.L.D.). Si, pour une raison quelconque (jour férié, ...), cela s’avère impossible, le Collège peut fixer une autre heure ou date.

Les agents utiliseront le logiciel « Plonemeeting » pour la gestion des dossiers devant être soumis au Conseil communal. 

Les agents sont tenus d'insérer en tant qu'Annexe (après la décision) la délibération signée dans l'application Plonemeeting. 

Ainsi, dans un souci d'archivage et de bonne organisation, les utilisateurs veilleront également à scanner les annexes des dossiers et à les ajouter dans le système à l'onglet Annexes.

Le projet d’ordre du  jour est établi suivant la procédure suivante :

1.3.1. Chaque service remet au Directeur général les dossiers préparés suivant les instructions de celui-ci, au fur et à mesure de leur préparation et au plus tard :

● pour le 10 de chaque mois si l’avis du Directeur financier n’est pas requis.

● le dernier jour ouvrable du mois précédant celui au cours duquel sera organisée la séance du Conseil communal si l’avis du Directeur financier est requis.

Chaque dossier contient un projet de délibération, une note synthèse explicative et tous les documents annexes requis. Le cas échéant, l’incidence financière de la proposition est chiffrée et les données budgétaires sont reprises.

1.3.2. Le Directeur général fait parvenir au Directeur financier tout projet de décision ayant une incidence financière ou budgétaire supérieur à 22.000 euros, pour remise, en toute indépendance, d’un avis de légalité écrit préalable et motivé, dans les 10 jours ouvrables de la réception du dossier contenant le projet et ses annexes explicatives éventuelles euros (article L1124-40, § 1, al. 1er, 3 du C.D.L.D.) .

1.3.3. En ce qui concerne les projets de décisions ayant une incidence financière ou budgétaire inférieure à 22.000 euros, le Directeur général (ou l’agent qu’il en charge) en communique l’objet par courriel au Directeur financier, et ce au fur et à mesure de la réception des dossiers.

Si, à la lecture d’un objet, le Directeur financier estime devoir remettre d’initiative un avis de légalité sur le projet de décision conformément à l’article L1124-40, §1, al. 1er, 4 du C.D.L.D., il  sollicite la communication du dossier  contenant le projet et ses annexes explicatives éventuelles, et ce dans les 2 jours ouvrables de l’envoi du courriel susvisé.

1.3.4. Le Directeur général prépare le projet d'ordre du jour du Conseil pour le vendredi précédant la séance au cours de laquelle cet ordre du jour sera arrêté par le Collège.

1.3.5. La fixation de l’ordre du jour du Conseil communal est inscrit à l’ordre du jour d’une séance du Collège suivant les modalités prévues aux points 1.2.3. et 1.2.5. du présent règlement.

1.4. Quorum de présence

Le Collège ne peut délibérer si plus de la moitié de ses membres n’est présente (article L1123-20, al.2 du C.D.L.D.). 

1.5. Huis Clos

Selon le prescrit légal, les réunions du Collège ne sont pas publiques (article L1123-20, al.3 du C.D.L.D.). 

1.6. Quorum de vote

Les résolutions sont prises à la majorité des voix.

En cas de partage, le Collège communal remet l'affaire à une autre séance, à moins qu'il ne préfère appeler un membre du Conseil d'après l'ordre d'inscription au tableau de préséance.

Si, cependant, la majorité du Collège communal  a, préalablement  à la discussion, reconnu l'urgence,  la voix du Président est décisive. Il en est de même si, à trois séances, le partage des voix s'est produit sur la même affaire sans qu'une majorité se soit constituée au sein du Collège communal pour appeler un membre du Conseil. (Article L1123-22 du C.D.L.D.).

1.7. Modes de votation

Sans préjudice de l’alinéa 2, les membres   du   Collège   communal   votent   à   haute voix. Chaque membre du Collège a le droit de laisser noter, dans la délibération, que sa voix est contraire à la décision de la majorité ou qu’il s’est abstenu. Si celui-ci n’a pas fait usage de cette possibilité, la mention « à la majorité des voix exprimés » sera indiqué.

Seules   les   présentations   de candidats,   les   nominations   aux   emplois,   les   mises   en   disponibilité,   les   suspensions préventives dans l'intérêt du service et les sanctions disciplinaires, font l'objet d'un scrutin secret, à la majorité absolue des suffrages. (Article L1122-27 du C.D.L.D. rendu applicable au Collège par l’article L1123-22, al.3).

1.8. Interdiction de siéger

Il est interdit à tout membre du Collège communal :

1°  d'être présent à la délibération sur des objets auxquels il a un intérêt direct, soit personnellement, soit comme chargé d'affaire, avant ou après son élection, ou auxquels ses parents ou alliés jusqu'au quatrième degré inclusivement ont un intérêt personnel ou direct. Cette prohibition ne s'étend pas au-delà des parents ou alliés jusqu'au 2ème degré, lorsqu'il s'agit de la présentation de candidats, de nomination   aux emplois, et de poursuites disciplinaires.

2° d'assister à l'examen des comptes des administrations publiques   subordonnées à la commune et dont il serait membre (Article L1122-19 du C.D.L.D.).

1.9. Le Procès-verbal du Collège

Seules les décisions sont actées au registre des délibérations : elles sont seules susceptibles d’avoir des effets de droit (article L1123-20, al.3 du C.D.L.D.).

Le Directeur général rédige les procès-verbaux et assure la transcription  de ceux-ci (article L1132-1, al.2 du C.D.L.D.). 

1.10. Les extraits du registre des délibérations

Une expédition des extraits du registre des délibérations, signée par le Bourgmestre et contresignée par le Directeur général, peut être remise à chaque Echevin concerné, à sa demande.