Pour les séances ordinaires décrites au point 1.1., al. 1er, un ordre du  jour est établi suivant la procédure suivante :

Les agents utiliseront le logiciel « Plonemeeting » pour la gestion des dossiers devant être soumis au Collège communal. Un manuel d'utilisation est disponible sur simple demande auprès du Directeur général.

Plus d'infos ? http://www.imio.be.

Les agents sont tenus d'insérer en tant qu'Annexe (après la décision) la délibération signée dans l'application Plonemeeting. Ainsi, dans un souci d'archivage et de bonne organisation, les utilisateurs veilleront également à scanner les annexes des dossiers et à les ajouter dans le système à l'onglet Annexes.

1.2.1. Chaque service remet au Directeur général les dossiers préparés suivant les instructions de celui-ci, au fur et à mesure de leur préparation et au plus tard le vendredi à 12 H 00 au plus tard.

Chaque dossier contient une proposition de décision au Collège sous forme d’un projet de délibération ou d’une note dans le cas où plusieurs propositions sont faites. Le cas échéant, l’incidence financière de la proposition est chiffrée et les données budgétaires sont reprises ainsi qu'une description succincte du dossier.

Les membres du Collège communal souhaitant qu'un dossier soit abordé lors d'une séance du Collège sont invité à envoyer leurs demandes par mail (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.) et ce, dans les mêmes conditions qu'à l'alinéa précédent.

1.2.2. Le Directeur général fait parvenir au Directeur financier tout projet de décision ayant une incidence financière ou budgétaire supérieur à 22.000 euros, pour remise, en toute indépendance, d’un avis de légalité écrit préalable et motivé, dans les 10 jours ouvrables de la réception du dossier contenant le projet et ses annexes explicatives éventuelles euros (article L1124-40, § 1, al. 1er, 3 du C.D.L.D.) .

Il peut également solliciter, d’initiative ou à la demande du Collège, un avis de légalité du Directeur financier sur toute question ayant une incidence financière (article L1124-40, § 2 du C.D.L.D.).

1.2.3. Le Directeur général prépare le projet d'ordre du jour de la séance pour le lundi à 12 h. Les points sont classés par groupe d'attributions des membres du Collège

1.2.4. Le projet d’ordre du jour est communiqué par courriel au Directeur financier. Si, à la lecture du projet d’ordre du jour, le Directeur financier estime devoir remettre d’initiative un avis de légalité sur un projet de décision ayant une incidence financière ou budgétaire inférieure à 22.000 euros conformément à l’article L1124-40, §1, al. 1er, 4 du C.D.L.D., il sollicite la communication du dossier contenant le projet et ses annexes explicatives éventuelles et ce, avant la séance du Collège. Dans le cas où le Directeur financier fait part avant la séance du Collège de son souhait de remettre un avis de légalité sur un projet de décision ayant une incidence financière ou budgétaire inférieure à 22.000 euros (voir point 1.2.4.), l’examen du point est reporté à une séance ultérieure.

1.2.5. L’ordre du jour arrêté est communiqué sans délai par courriel aux membres du Collège. En même temps, la farde contenant l’ensemble des dossiers relatifs aux points inscrits à l’ordre du jour est mise à disposition des membres du Collège.

Sauf urgence acceptée unanimement par le Collège, celui-ci ne délibère que sur des points inscrits à l’ordre du jour et ce, sans préjudice du respect des dispositions de l’article L1124-4, §1er du C.D.L.D. (« Le Directeur général est chargé de la préparation des dossiers qui sont soumis au Conseil communal ou au Collège communal »).