En application des articles L1122-12 et 1122-13 du C.D.L.D., le Collège communal arrête l’ordre du jour des séances du Conseil communal. Le Conseil communal se réunit en principe tous les derniers jeudis du mois à 19h00.(article L1123-20, al.1er du C.D.L.D.). Si, pour une raison quelconque (jour férié, ...), cela s’avère impossible, le Collège peut fixer une autre heure ou date.
Les agents utiliseront le logiciel « Plonemeeting » pour la gestion des dossiers devant être soumis au Conseil communal. Plus d'infos ? http://www.imio.be
Les agents sont tenus d'insérer en tant qu'Annexe (après la décision) la délibération signée dans l'application Plonemeeting. Ainsi, dans un souci d'archivage et de bonne organisation, les utilisateurs veilleront également à scanner les annexes des dossiers et à les ajouter dans le système à l'onglet Annexes.
Le projet d’ordre du jour est établi suivant la procédure suivante :
1.3.1. Chaque service remet au Directeur général les dossiers préparés suivant les instructions de celui-ci, au fur et à mesure de leur préparation et au plus tard :
- pour le 10 de chaque mois si l’avis du Directeur financier n’est pas requis.
- le dernier jour ouvrable du mois précédant celui au cours duquel sera organisée la séance du Conseil communal si l’avis du Directeur financier est requis.
Chaque dossier contient un projet de délibération, une note synthèse explicative et tous les documents annexes requis. Le cas échéant, l’incidence financière de la proposition est chiffrée et les données budgétaires sont reprises.
1.3.2. Le Directeur général fait parvenir au Directeur financier tout projet de décision ayant une incidence financière ou budgétaire supérieur à 22.000 euros, pour remise, en toute indépendance, d’un avis de légalité écrit préalable et motivé, dans les 10 jours ouvrables de la réception du dossier contenant le projet et ses annexes explicatives éventuelles euros (article L1124-40, § 1, al. 1er, 3 du C.D.L.D.) .
1.3.3. En ce qui concerne les projets de décisions ayant une incidence financière ou budgétaire inférieure à 22.000 euros, le Directeur général (ou l’agent qu’il en charge) en communique l’objet par courriel au Directeur financier, et ce au fur et à mesure de la réception des dossiers. Si, à la lecture d’un objet, le Directeur financier estime devoir remettre d’initiative un avis de légalité sur le projet de décision conformément à l’article L1124-40, §1, al. 1er, 4 du C.D.L.D., il sollicite la communication du dossier contenant le projet et ses annexes explicatives éventuelles, et ce dans les 2 jours ouvrables de l’envoi du courriel susvisé.
1.3.4. Le Directeur général prépare le projet d'ordre du jour du Conseil pour le vendredi précédant la séance au cours de laquelle cet ordre du jour sera arrêté par le Collège.
1.3.5. La fixation de l’ordre du jour du Conseil communal est inscrit à l’ordre du jour d’une séance du Collège suivant les modalités prévues aux points 1.2.3. et 1.2.5. du présent règlement.